DOKIT://
Nul dozen.
Nul ordners.
Eén systeem.
dokit™ vervangt het papieren archief van uw bedrijf door een digitaal archief, met kunstmatige intelligentie die elk document indeelt en zoeken dat seconden duurt.
01://HET PROBLEEM
Het papieren archief heeft 3 onzichtbare kosten.
Bruikbare ruimte veranderd in een papieropslag.
Jaren aan documenten kunnen bij één ongeluk verdwijnen, zonder herstel.
Verloren aan het zoeken naar papier. Eén bepaalde factuur vinden kan uren duren.
Resultaat: een auditrisico en een proces dat niet meegroeit. Het patroon herhaalt zich in bijna elke kmo en komt zelden op de begroting voor.
02://OPLOSSING
dokit lost alle drie op.
Het vervangt het papieren archief door een digitaal, met automatische indeling, onmiddellijk zoeken en veilige kopieën.
Archief zonder papier
Facturen, bonnen, creditnota’s en aankopen worden digitaal, in één systeem.
- Import van het reeds gescande archief
- Geen kasten en ordners meer
PHC-koppeling
Elke pdf wordt automatisch gekoppeld aan de bijbehorende boeking in PHC.
- PHC altijd volledig
- Toegang tot de pdf vanuit PHC
Veilig en bereikbaar
Automatische opslag in Drive of database, met rechten per gebruiker die het bedrijf bepaalt.
- Geen verliesrisico door een ongeluk
- 24/7 beschikbaar
03://ZO WERKT HET
Van de kast naar het einde van het papieren archief
in 3 stappen.
-
Upload de factuur
Kies het documenttype: factuur, bon, creditnota of leveranciersfactuur.
-
De AI ordent
Kunstmatige intelligentie leest, deelt in en benoemt elk document automatisch.
-
Vind het in seconden
Zoek op elk gegeven in het document en open de bijbehorende pdf.
04://RESULTAAT
Echte impact in het dagelijks werk.
Voordien
- Ruimtes en kasten vol dozen
- Totaal risico bij een ongeluk
- Bestand voor bestand indelen en benoemen
- Facturen zoeken in fysieke mappen
Met dokit
- Geen papieren archief, geen nieuw papier
- Veilige kopieën, altijd
- De AI deelt in en benoemt voor u
- Elk document in seconden
+ Controle− RisicoAuditklaar
Meer controleMinder risicoAuditklaar
05://VOORDELEN
Wat er verandert voor het team.
Ruimtes en kasten zijn niet langer nodig voor het dode archief.
Nieuwe documenten komen digitaal binnen. Het papieren archief groeit niet meer.
Elke boeking met haar document erbij. Geen verliesrisico.
Bereik elk document in seconden, niet in uren.
06://INVESTERING
Een eenvoudig model dat meegroeit.
Vier pakketten die meegroeien met het documentvolume van het bedrijf.
Start
30€*/maand 275€/jaarbespaar € 85- Tot 1.000 facturen/maand
- 2 gebruikers
Growth
55€*/maand 550€/jaarbespaar € 110- Tot 2.500 facturen/maand
- 4 gebruikers
Scale
70€*/maand 715€/jaarbespaar € 125- Tot 5.000 facturen/maand
- 6 gebruikers
Enterprise
80€*/maand 800€/jaarbespaar € 160- Tot 10.000 facturen/maand
- 8 gebruikers
Subsidiabele investering. De facturen van dokit worden opgesteld met een gedetailleerde omschrijving, geschikt voor steunaanvragen voor de digitale transitie van ondernemingen, in het bijzonder in het kader van het HVP — NextGenerationEU en Portugal 2030, waar abonnementen op systemen met kunstmatige intelligentie doorgaans subsidiabele uitgaven zijn. De subsidiabiliteit en de voorwaarden van elke steunmaatregel worden bepaald door de bevoegde beheersautoriteit.
Implementatie € 250* (eenmalig) · Maandelijkse of jaarlijkse betaling, met korting op het jaartarief
* Prijzen in euro, exclusief btw tegen het geldende wettelijke tarief. Bedragen kunnen zonder voorafgaande kennisgeving wijzigen; de toepasselijke voorwaarden zijn die van het commerciële voorstel.
07://REIKWIJDTE
Wat er binnen en buiten valt.
In elk pakket inbegrepen
- Inkoop- en verkoopdocumenten: facturen, bonnen, creditnota’s en leveranciersfacturen.
- Vastleggen: handmatige upload en bewaakte map.
- Verwerking: OCR, indeling en automatische naamgeving door AI.
- Archief: repository doorzoekbaar op elk veld in het document, met rechten per gebruiker.
- Controle: waarschuwingen voor duplicaten en een beheersdashboard.
- Beveiliging: automatische kopie naar de Drive of database van de klant.
- Grenzen: maandvolume en aantal gebruikers volgens het pakket.
- PHC-koppeling: optioneel te activeren.
Optioneel, apart geoffreerd
- Koppeling met andere ERP-systemen: per geval beoordeeld.
- Redundante back-up: een tweede opslagaccount, met het archief op twee onafhankelijke bestemmingen.
- Technische ondersteuning: werk dat verder gaat dan hulp bij het gebruik.
- Extra documenttypes: vrachtbrieven, contracten, bankafschriften, polissen, attesten of personeelsdocumenten.
Buiten de reikwijdte
- Digitalisering van het historische archief: door de klant. Staan de documenten al gescand in een map, dan importeert dokit ze.
- Boekingen: dokit archiveert en koppelt; het deelt niet fiscaal in en vervangt de boekhouder niet.
- Aangifte bij de belastingdienst en toetsing van de fiscale conformiteit.
- Fysieke ophaling en vernietiging van papier.
Gegevensbescherming
De documenten bevatten persoonsgegevens. De klant blijft verwerkingsverantwoordelijke en invokit treedt op als verwerker, overeenkomstig artikel 28 AVG, met een schriftelijke overeenkomst.
De Dienst bewaart de documenten niet: bestanden en kopieën staan op de infrastructuur van de klant, met toegang per gebruiker en een logboek van de verrichtingen.
De indeling door kunstmatige intelligentie maakt gebruik van externe leveranciers, als subverwerkers die in de overeenkomst genoemd worden. De documenten worden alleen verwerkt om ze in te delen en te benoemen, zonder dat zij ze bewaren.
Internationale doorgiften gebeuren enkel met de waarborgen van hoofdstuk V AVG.