DOKIT://
Null Kartons.
Null Ordner.
Ein System.
dokit™ ersetzt das Papierarchiv Ihres Unternehmens durch ein digitales, mit künstlicher Intelligenz, die jedes Dokument einordnet, und einer Suche, die Sekunden dauert.
01://DAS PROBLEM
Das Papierarchiv hat 3 unsichtbare Kosten.
Nutzfläche, die zum Papierlager geworden ist.
Jahre an Dokumenten können bei einem einzigen Zwischenfall verschwinden, ohne Wiederherstellung.
Verloren beim Suchen von Papier. Eine bestimmte Rechnung zu finden kann Stunden dauern.
Ergebnis: ein Prüfungsrisiko und ein Prozess, der nicht mitwächst. Das Muster wiederholt sich in fast jedem KMU und taucht im Budget so gut wie nie auf.
02://LÖSUNG
dokit löst alle drei.
Es ersetzt das Papierarchiv durch ein digitales, mit automatischer Einordnung, sofortiger Suche und sicheren Kopien.
Archiv ohne Papier
Rechnungen, Belege, Gutschriften und Einkäufe werden digital, in einem einzigen System.
- Import des bereits gescannten Archivs
- Keine Schränke und Ordner mehr
PHC-Anbindung
Jedes PDF wird automatisch mit dem passenden Buchhaltungssatz in PHC verknüpft.
- PHC immer vollständig
- Zugriff auf das PDF aus PHC
Sicher und verfügbar
Automatische Ablage in Drive oder Datenbank, mit Berechtigungen je Nutzer, die das Unternehmen festlegt.
- Kein Verlustrisiko durch Zwischenfälle
- Rund um die Uhr verfügbar
03://SO FUNKTIONIERT ES
Vom Schrank zum Ende des Papierarchivs
in 3 Schritten.
-
Rechnung hochladen
Dokumentart wählen: Rechnung, Beleg, Gutschrift oder Lieferantenrechnung.
-
Die KI ordnet
Die künstliche Intelligenz liest, ordnet ein und benennt jedes Dokument automatisch.
-
In Sekunden finden
Nach jedem Feld im Dokument suchen und das passende PDF öffnen.
04://ERGEBNIS
Echte Wirkung im Alltag.
Vorher
- Räume und Schränke voller Kartons
- Totalrisiko im Schadensfall
- Datei für Datei einordnen und benennen
- Rechnungen in Papierordnern suchen
Mit dokit
- Kein Papierarchiv, kein neues Papier
- Sichere Kopien, immer
- Die KI ordnet ein und benennt für Sie
- Jedes Dokument in Sekunden
+ Kontrolle− RisikoPrüfungssicher
Mehr KontrolleWeniger RisikoPrüfungssicher
05://NUTZEN
Was sich ändert für das Team.
Räume und Schränke werden für das tote Archiv nicht mehr gebraucht.
Neue Dokumente kommen digital herein. Das Papierarchiv wächst nicht weiter.
Jeder Datensatz mit zugehörigem Dokument. Kein Verlustrisiko.
Jedes Dokument in Sekunden erreichen, nicht in Stunden.
06://INVESTITION
Ein einfaches Modell, das mitwächst.
Vier Pakete, die mit dem Dokumentenvolumen des Unternehmens wachsen.
Start
30€*/Mon. 275€/Jahrspart 85 €- Bis 1.000 Rechnungen/Monat
- 2 Nutzer
Growth
55€*/Mon. 550€/Jahrspart 110 €- Bis 2.500 Rechnungen/Monat
- 4 Nutzer
Scale
70€*/Mon. 715€/Jahrspart 125 €- Bis 5.000 Rechnungen/Monat
- 6 Nutzer
Enterprise
80€*/Mon. 800€/Jahrspart 160 €- Bis 10.000 Rechnungen/Monat
- 8 Nutzer
Förderfähige Investition. Die Rechnungen von dokit werden mit detaillierter Leistungsbeschreibung ausgestellt, passend für Anträge zur Förderung der digitalen Transformation von Unternehmen, insbesondere im Rahmen des ARP — NextGenerationEU und von Portugal 2030, wo Abonnements für Systeme künstlicher Intelligenz üblicherweise förderfähige Ausgaben sind. Förderfähigkeit und Bedingungen der jeweiligen Förderung legt die zuständige Bewilligungsstelle fest.
Einführung 250 €* (einmalig) · Monatliche oder jährliche Zahlung, mit Rabatt auf die Jahreszahlung
* Preise in Euro, zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Beträge können sich ohne Vorankündigung ändern; es gelten die Bedingungen des kaufmännischen Angebots.
07://LEISTUNGSUMFANG
Was dabei ist und was nicht.
In allen Paketen enthalten
- Einkaufs- und Verkaufsbelege: Rechnungen, Belege, Gutschriften und Lieferantenrechnungen.
- Erfassung: manueller Upload und überwachter Ordner.
- Verarbeitung: OCR, Einordnung und automatische Benennung durch KI.
- Archiv: Repository, durchsuchbar nach jedem Feld im Dokument, mit Berechtigungen je Nutzer.
- Kontrolle: Dublettenwarnungen und Management-Dashboard.
- Sicherheit: automatische Kopie in Drive oder Datenbank des Kunden.
- Grenzen: Monatsvolumen und Nutzerzahl je nach Paket.
- PHC-Anbindung: optional aktivierbar.
Optional, gesondert angeboten
- Anbindung anderer ERP-Systeme: im Einzelfall geprüft.
- Redundante Sicherung: ein zweites Speicherkonto, mit dem Archiv an zwei unabhängigen Zielen.
- Technischer Support: Leistungen über die Anwendungsunterstützung hinaus.
- Weitere Dokumentarten: Lieferscheine, Verträge, Kontoauszüge, Versicherungspolicen, Bescheinigungen oder Personalunterlagen.
Nicht im Umfang
- Digitalisierung des Altarchivs: übernimmt der Kunde. Liegen die Dokumente bereits gescannt in einem Ordner, importiert dokit sie.
- Buchungssätze: dokit archiviert und verknüpft; es ordnet steuerlich nicht ein und ersetzt den Steuerberater nicht.
- Meldung an die Finanzbehörde und Prüfung der steuerlichen Konformität.
- Physische Abholung und Papiervernichtung.
Datenschutz
Die Dokumente enthalten personenbezogene Daten. Der Kunde bleibt Verantwortlicher und invokit handelt als Auftragsverarbeiter nach Artikel 28 DSGVO, mit schriftlichem Vertrag.
Der Dienst speichert die Dokumente nicht: Dateien und Kopien liegen auf der Infrastruktur des Kunden, mit Zugriffen je Nutzer und Protokollierung der Vorgänge.
Die Einordnung durch künstliche Intelligenz greift auf externe Anbieter als weitere Auftragsverarbeiter zurück, die im Vertrag benannt sind. Die Dokumente werden nur zum Einordnen und Benennen verarbeitet, ohne Speicherung auf deren Seite.
Internationale Übermittlungen erfolgen nur mit den in Kapitel V DSGVO vorgesehenen Garantien.